Una compañía que desee ahondar en su transformación digital y aprovechar los beneficios que traen las nuevas tecnologías, debe saber cómo automatizar los procesos de negocio. Gracias a los avances que estamos viviendo en los últimos tiempos, la automatización se está convirtiendo en una herramienta clave para el aumento de la productividad y la reducción de costes.
Los claros beneficios de una automatización
Para empezar, debemos tener en mente que cuando aquí hablamos de cómo automatizar los procesos de negocio lo hacemos refiriéndonos a la automatización software.
El espíritu del RPA (Automatización Robótica de Procesos por sus siglas en inglés) nos habla de cómo los robots software son capaces de imitar las acciones que una persona realiza en su puesto de trabajo. Acciones realizadas frente a la pantalla de un ordenador y que pueden ser ejecutadas de forma análoga por un software. Esto se consigue siempre que las tareas a emular sean repetitivas, estructuradas y con excepciones claramente documentadas.
En los casos expuestos, la liberación de tiempo que consiguen las personas a las que los robots libran de sus tareas, se puede dedicar a otros menesteres. Y es ahí donde arranca el mayor beneficio de todos: la productividad se dispara con el mismo número de empleados en plantilla. Pero no todo acaba ahí. La satisfacción del personal, de los clientes y de los mandos también aumenta en tanto en cuanto un robot puede operar de manera ininterrumpida durante todo el día, todos los días. Por si fuera poco, la tasa de errores cae significativamente y ello conduce a una mayor calidad del servicio.
El retorno de inversión, además, se consigue en tiempo récord (es de las inversiones que más rápido se recuperan a la hora de afrontar una mejora en la empresa) y su desarrollo puede estar listo en pocas semanas.
Por si todo esto fuera poco, los beneficios que se obtienen al automatizar se logran sin necesidad de modificar los procesos. Tampoco es necesario cambiar los programas que se ejecutan. De hecho, todo el proceso no requiere de ninguna adaptación en el entorno de trabajo.
Las etapas sobre cómo automatizar los procesos de negocio
La pregunta clave sobre cómo automatizar los procesos de negocio arranca con un paso obvio: analizar los procesos existentes.
Mediante una investigación interna en la compañía, acompañada siempre por los expertos en robotización de la empresa desarrolladora, se comienza por analizar los distintos procesos existentes. Del listado de aquellos susceptibles de automatizar, se realiza una criba en la que se ponderan atendiendo a criterios como su facilidad de implementación, los pasos que conlleva, las pantallas que se utilizan, la criticidad de su ejecución… Esto desemboca en un listado de potenciales procesos sobre los que se puede comenzar a trabajar.
Una vez definido el proceso sobre el que se va a comenzar el desarrollo, llega la parte de analizar detalladamente su funcionamiento. Para ello, el equipo de análisis desarrollará un documento (PDD) que guiará los pasos de los desarrolladores. En ese documento, además de cómo se realiza el proceso en la actualidad (modelo As-Is) y cómo se debe desarrollar una vez automatizado (modelo To-Be), se indican cosas como los inputs y outputs esperados, las aplicaciones utilizadas, las excepciones susceptibles de aparecer (así como su tratamiento), el calendario de ejecución… Con toda esa información, los desarrolladores pueden comprender cómo automatizar los procesos de negocio y ponerse a trabajar en su desarrollo, un periodo que conllevará desde unos pocos días a unas pocas semanas.
No es necesario modificar el software ni el hardware para automatizar con RPA.
El momento de asegurar que el proceso funciona
Una vez realizado el desarrollo, toca comprobar que todo funciona correctamente. Para ello es fundamental elaborar una serie de pruebas de aceptación de usuario (o UAT’s en inglés).
En estas pruebas se tendrán en cuenta tanto el caso en el que todo vaya bien (el denominado como happy path), así como aquellos en los que algo pueda salir mal (por ejemplo, un login fallido). Gracias a estas pruebas, las personas responsables del proceso se aseguran de que todo funciona correctamente. En el caso de que eso no ocurra, estas pruebas servirán para que el equipo de desarrollo efectúe los ajustes o correcciones necesarias para reparar los fallos.
Todas estas pruebas se realizan aún en un entorno de desarrollo que asegura que ningún proceso real se vea afectado. Hasta que todo está auditado y confirmado no se pasa a producción.
Puesta en marcha de la automatización
Una vez que el desarrollo del robot ha sido comprobado y validado, éste se pasa a producción. Para asegurar que también en este entorno todo funciona como debería, los equipos de análisis y desarrollo permanecerán atentos a cualquier posible error que pueda surgir. En el caso de que suceda, se actuará con rapidez para garantizar la integridad del proceso y su correcto funcionamiento.
Con esta puesta en marcha se completa la última etapa sobre cómo automatizar los procesos de negocio y se puede iniciar el procedimiento con el siguiente proceso identificado. Gracias a la mejora continua y la posibilidad de automatizar procesos cada vez más complejos, la eficiencia de la empresa puede seguir aumentando al tiempo que avanza en su estrategia de transformación digital. Una estrategia que ahora puedes iniciar de manera más sencilla gracias a las propuestas de Kit Digital de las que pueden beneficiarse las empresas.
