A veces es más sencillo comprender cómo puede ayudarte la robotización con un ejemplo práctico. Por ese motivo hoy vamos a indagar en una solución para uno de los problemas más acuciantes en cualquier compañía: la automatización de facturas.
El origen del problema
La automatización de facturas nace como una solución para una de las tareas más tediosas y repetitivas que se dan en cualquier negocio. La clasificación, organización y almacenamiento de facturas para su consulta posterior puede resultar un trabajo a tiempo completo según el tamaño de la compañía. En negocios más pequeños, el no tener a una persona dedicada a esta labor en exclusiva, puede derivar en pérdidas de información, aumento de los errores en la clasificación o problemas en sus consultas posteriores.
Nos hallamos, por tanto, ante una problemática real. Una que fácilmente puede ser solventada por una solución desarrollada mediante robots software. Robots que automaticen la tarea permitiendo liberar a los trabajadores para que se dediquen a actividades con mayor valor productivo. Pero, ¿Qué hacen los robots?
La automatización de facturas es una solución eficaz.
Las aportaciones de los robots software
En este blog ya hemos hablado anteriormente de cómo la incorporación de robots software puede ayudar a mejorar los flujos de trabajo de cualquier compañía.
Los robots software se aplican en aquellas tareas repetitivas, las que siempre funcionan bajo una misma serie de criterios o parámetros. También en aquellas que, por su naturaleza, siguen un flujo constante de pasos que son fácilmente replicables. Igual que una persona puede sustituir a otra en una tarea que sigue unos pasos predeterminados, un robot software puede hacerse cargo de un proceso que esté bien definido y sea recurrente.
Y la automatización de facturas es una de esas situaciones. Los pasos a seguir son los mismos caso tras caso, lo que permite identificar un flujo de trabajo uniforme que el robot puede completar.
Un proceso no libre de problemas
La clasificación y gestión de las facturas en las empresas no está exenta de una problemática común. El primero es la clasificación inicial, que debe tener en cuenta distintos parámetros. La persona encargada de la clasificación debe atender a distintos aspectos en facturas de aspecto diferente. La búsqueda y clasificación por NIF, nombre del proveedor, dirección, fecha de vencimiento… deriva invariablemente en una tasa de errores que crece al ritmo que aumenta el número de facturas.
Este elevado número de comprobaciones, de corrección de errores, de clasificaciones interminables… termina derivando en un aumento del tiempo dedicado que irremediablemente provoca una importante pérdida de productividad.
Además, si al término del proceso deseamos poder consultar las facturas bajo algún tipo de criterio concreto, será necesario implementar un sistema de archivado y búsqueda. Todo ello redunda en un sistema ineficiente, consumidor de excesivos recursos y que lleva asociada una tasa de errores que puede no ser asumible.
La automatización de facturas como solución
Ante esta problemática detectada, la solución pasa por un sistema de automatización de facturas que digitalice el proceso y lo mejore de formas palpables para la organización.
Tecnologías como Abbyy Flexicapture permiten extraer la información de las facturas para su análisis automático. Se trata de un sistema que lee la factura como lo haría una persona y coteja cada dato para contrastarlo, identificarlo y actuar en consecuencia. De este modo, la validación de la factura es automática, ya que queda asegurado que los datos y parámetros son correctos.
El sistema es capaz de cotejar los datos recibidos con aquellos almacenados, de forma que el NIF o los tipos de IVA u otros impuestos quedan recogidos de manera rápida y eficaz. En el caso de que se produzca una incidencia, el sistema devuelve el control al operador para su gestión inequívoca. Los diferentes puntos de control a lo largo de todo el sistema garantizan que siempre va a estar todo bajo control. Esto provoca que tienda a disminuir a cero la tasa de errores.
Por último, aunque no menos importante, contamos con el hecho de la clasificación y archivado de las facturas. Gracias al sistema de reconocimiento inicial, es muy sencillo generar diferentes campos de búsqueda que nos permitan filtrar todo el contenido según los requerimientos de cada momento. Todo ello permite una revisión y auditoria a medida, segura y consistente.
Soluciones para problemas reales
Como hemos podido comprobar, se pueden desarrollar soluciones eficientes para problemas reales en el día a día de cualquier empresa. La automatización de facturas, que en Devol ofrecemos a través de un desarrollo propio, es solo un ejemplo de entre otros muchos.
El aumento de la eficiencia, la reducción en la tasa de errores o la liberación de tiempo del personal son solo algunas de las ventajas más evidentes. Pero existen otras que se adscriben de manera particular a cada caso de negocio.
Y es que, sea cual sea la problemática en tareas que suponen procesos recurrentes, la robótica de software puede ayudar a descargar trabajo y generar un impacto positivo directo en cualquier organización.
