En el momento de afrontar un proceso de transformación digital, cabe tener en cuenta cuáles son las ventajas del RPA a la hora de automatizar procesos. Y es que, gracias a un desarrollo inteligente, es posible potenciar los beneficios de esta particular herramienta.
¿Qué es RPA?
Antes de conocer las ventajas del RPA, sepamos qué es. RPA son las siglas de Robotic Process Automation, y se trata, básicamente, de un software que consigue, utilizando los mismos programas e interfaces que el usuario humano, replicar sus acciones para ejecutar procesos de negocio. En pocas palabras: el robot hace el mismo trabajo que hace la persona.
Estas acciones las ejecuta un robot software al que se le han indicado previamente los pasos a seguir para la consecución de una tarea. Una de las ventajas del RPA es que, en la actualidad, prácticamente no hay ningún programa que no pueda ser utilizado por el robot. Esto le otorga una gran potencial, ya que incluso los desarrollos personalizados y el software propietario pueden ser manejados por el robot.
Sin embargo, no todas las tareas se pueden automatizar. Para que un robot pueda ejecutar su trabajo el proceso a trasladar tiene que ser estructurado, tener pocas excepciones y estar muy controlado. La mayoría de los procesos repetitivos, como extraer datos de hojas Excel o trasladar información de un documento a otro, son claros candidatos a la automatización.
¿Significa eso que los robots han venido a sustituir a las personas? No. Una de las ventajas del RPA es que su ejecución, más que sustituir, complementa el trabajo de las personas. Las libera de tareas repetitivas que consumen mucho tiempo y las deja libres para realizar otras que aporten mayor valor al negocio.
¿Cuáles son las ventajas del RPA?
Ahora que ya sabemos lo que es, es la hora de conocer las ventajas del RPA.
La principal, como ya hemos comentado, es el ahorro de tiempo. Gracias a las automatizaciones de los procesos, los empleados pueden dedicar su tiempo a tareas más productivas, aquellas que necesitan de una lógica de actuación. Esto provoca, inmediatamente, un aumento de la productividad que se percibe desde el primer momento. Además, la satisfacción entre los trabajadores, que se ven liberados de las partes más tediosas de su trabajo, también se ve incrementada.
A ese ahorro de tiempo podemos sumar un ahorro extra en forma de reducción en la tasa de errores. Los robots (si se les han definido correctamente los pasos a ejecutar) no cometen fallos. Esto redunda en un trabajo más eficiente y conlleva un ahorro de tiempo al no tener que revisar y repetir los procesos fallidos.
Una de las ventajas del RPA es que aumenta la satisfacción de los trabajadores.
Otra de las ventajas del RPA es que un robot puede trabajar 24 horas al día los 7 días de la semana. Traducido al negocio, esto significa que los procesos se pueden ejecutar fuera del horario de oficina para que, una vez arranque la jornada laboral, los resultados estén listos para ser usados. El tremendo potencial de poder ejecutar tareas por la noche, o incluso en fin de semana, puede suponer una revolución para cualquier empresa.
En la actualidad, la confidencialidad es una de las mayores preocupaciones de cualquier negocio. Gracias a que RPA se ejecuta como cualquier otro software, las credenciales de seguridad, contraseñas de acceso y demás información sensible, están a buen recaudo. Incluso la información confidencial de clientes o proveedores pasa a estar más segura al eliminar el componente humano. Se trata de una mejora sustancial en la forma de tratar los datos más sensibles.
Por último, cabe destacar que el RPA es una tecnología no intrusiva. Esto quiere decir que no es necesario realizar ningún cambio en los procesos de negocio o en el hardware de la oficina. Tampoco hay que modificar ni adaptar el software. Un robot RPA es capaz de trabajar en el mismo entorno y con las mismas condiciones que la persona que realizaba la tarea antes que él.
Ventajas también a la hora de implementarlo
En el punto anterior hemos visto las ventajas del RPA al ponerlo a funcionar en la empresa. No obstante, incluso antes de echarlo a funcionar ya presenta un par de mejoras frente a otras alternativas de trasformación digital.
La primera es que un robot software puede estar listo en unos pocos días o semanas, dependiendo de la complejidad del proceso. De este modo, una vez definido lo que el robot tiene que hacer, resulta más rápido de implementar que otras soluciones.
Otra de las ventajas es que, una vez puesto en marcha, una implementación RPA se amortiza en tiempo récord. La media del ROI en RPA se sitúa en torno a los seis meses, que es una de las cifras más bajas del mercado. Así, terminar de decidirse por aplicar esta tecnología resulta mucho más sencillo.
De modo que, como hemos visto, las ventajas del RPA aparecen desde su diseño y desarrollo hasta la fase final del retorno de la inversión. Se trata de una tecnología que se inició en compañías financieras y que, poco a poco, ha ido conquistando nuevos campos. En la actualidad, en Devol, hemos automatizado más de 400 procesos diferentes en casi cuarenta sectores distintos. Esto da una idea del potencial de la herramienta y de la facilidad con la que se puede poner en marcha en prácticamente cualquier entorno o negocio.
